MIOBSP : le délai légal de conservation de vos documents
Chaque entrepreneur a l’obligation légale de conserver un certain nombreux de documents pendant un délai défini : factures, documents sociaux, conventions clients… En tant que MIOBSP, vous êtes concernés par cette obligation. Quels documents conserver et pendant quel délai ? Nous avons préparé pour vous un récapitulatif !
Conserver les documents de son entreprise : une obligation légale
Conserver ses documents commerciaux, comptables, fiscaux et sociaux, est une obligation légale. Il n’existe pas d’amende spécifique à la non-conservation des documents mais vous vous exposez à des sanctions en cas de contrôle, notamment en matière fiscale.
D’autre part, en tant que MIOBSP, vous devez pouvoir fournir tous les documents commerciaux qui vous relient à un client (mandat signé, livret d’accueil…). Ces documents vous seront exigés - et utiles ! - en cas de litige.
Les documents à conserver pendant 3 ans
Vous devez conserver pendant 3 ans les documents suivants :
Documents sociaux :
• relatifs aux charges sociales ;
• relatifs à la taxe sur les salaires ;
• justifiant la comptabilisation des jours de travail des salariés.
Documents liés au fonctionnement de votre société :
• feuilles de présence et pouvoirs ;
• rapports du gérant ou du conseil d’administration ;
• rapports du commissaire aux comptes ;
• conventions réglementées.
Les documents à conserver pendant 5 ans
Vous devez conserver pendant 5 ans les documents suivants :
Documents sociaux :
• contrats de travail, lettres d’engagement, de démission, de sanction disciplinaire et de licenciement ;
• bulletins de paie ;
• registre unique du personnel (5 ans à partir du départ du salarié) ;
• déclarations d’accident du travail ;
• documents émanant de l’inspection du travail.
Documents bancaires :
• relevés de comptes, remises de chèques et ordres de virement.
Documents liés au fonctionnement de votre société :
• registres des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration ;
• statut de la société et pièces modificatives (5 ans à compter de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés).
Contrats :
• contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale. En tant que MIOBSP, cela concerne notamment les documents et conventions clients (livret d'accueil, mandat signé...). Ils sont à conserver pendant 5 ans après financement du dossier.
Les documents à conserver pendant 10 ans
Vous devez conserver pendant 10 ans les documents suivants :
Documents comptables :
• bilan, compte de résultat, grand-livre, livre-journal, livre d’inventaires, balances… ;
• toutes les pièces comptables justificatives (factures, bons de commande, contrats d’assurance, de leasing…).
Document d’assurance :
• dossiers de sinistre corporel : factures, expertises, certificats médicaux… Ils doivent être conservés 10 ans à partir de la fin de l’indemnisation.
Contrats :
• contrats conclus par voie électronique d’un montant égal ou supérieur à 120 €.
Les documents à conserver sans limitation de durée
Enfin, vous devez conserver sans limitation de durée, les jugements ou ordonnances concernant votre entreprise ainsi que les actes de transaction amiables homologués.
Sous quel format conserver les documents ?
Les documents de votre entreprise peuvent être conservés sous forme papier ou numérique.
Pour que les documents numériques soient jugés recevables, ils doivent obligatoirement être conservés dans des conditions qui permettent de garantir leur intégrité et leur auteur doit être clairement identifié.
Les document établis ou reçus de manière électronique ont l’obligation d’être conservés sous forme électronique pendant au moins 3 ans. Une fois ce délai passé, ils peuvent être conservés sur tout type de support.
Une question de législation ? BROOKÉO vous répond !
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Photo d'illustration : ©Andrey Popov - stock.adobe.com.
Sources : bpifrance-creation.fr ; entreprendre.service-public.fr.
